قواعد صغيرة قد تعيد مخطوطتك: ترقيم الأسطر والتباعد المزدوج.

ترقيم الأسطر المتواصل والتباعد المزدوج قاعدتان تنسيقيتان تطلبهما كثير من المجلات ليسهل على المحكمين الإشارة إلى موضع بعينه في مخطوطتك. المقصود بترقيم الأسطر المتواصل أن تُرقَّم أسطر الملف من أوله إلى آخره دون أن يعود العدّ إلى واحد في رأس كل صفحة، والمقصود بالتباعد المزدوج أن تترك بين كل سطرين مسافة بقدر سطر فارغ. تضبطهما في وورد من تبويب التخطيط وإعدادات الفقرة، وتنجزهما في دقيقتين. لكن غيابهما قد يعيد ملفك من مكتب التحرير قبل أن يصل إلى محكم واحد.

هذه القواعد لا تُذكر كثيرا حين نتحدث عن أسباب رفض البحث، لأنها تبدو أصغر من أن تُوقف مخطوطة. غير أن الفحص الأول الذي يمر به ملفك في المجلة فحص شكلي لا علمي، يتولاه موظف في مكتب التحرير أو نظام آلي، ومهمته أن يتأكد من مطابقة الملف لدليل المؤلفين قبل أن يُحال إلى محرر مختص. في هذه المرحلة يكفي سطر بلا رقم ليعود الملف بطلب تصحيح، فتخسر أياما على قاعدة كان ضبطها يستغرق دقيقتين.

لماذا تشترط المجلات ترقيم الأسطر والتباعد؟

لتسهيل التحكيم قبل أي شيء. المحكم الذي يريد أن يعترض على جملة يحتاج أن يكتب «السطر 214» لا أن يصف موضعها بفقرة كاملة، والتباعد يترك له فراغا بين السطور يكتب فيه ملاحظاته.

تصوغ PLOS ONE القاعدة صراحة في دليلها: «Manuscript text should be double-spaced»، وتضيف: «Include page numbers and line numbers in the manuscript file. Use continuous line numbers (do not restart the numbering on each page)». فالترقيم عندها متواصل لا يعود إلى واحد في كل صفحة، والتباعد مزدوج على النص كله.

هنا يقع الالتباس الذي يعيد مخطوطات: أن يفترض الباحث أن كل المجلات تريد تباعدا مزدوجا. الترقيم المتواصل شرط شبه جامع، لكن التباعد يختلف من مجلة إلى أخرى. تطلب Frontiers in Neurology عكس PLOS في التباعد، إذ ينص دليلها على أن «The entire document should be single-spaced and must contain page and line numbers in order to facilitate the review process». فالمجلتان تشتركان في ترقيم الأسطر والصفحات وتختلفان في التباعد: واحدة تريده مزدوجا وأخرى تريده مفردا. لهذا القاعدة الأسلم ألا تنقل تنسيق ورقة سابقة إلى مجلة جديدة، بل أن تفتح دليل المجلة التي ترسل إليها وتضبط الرقمين معا: الترقيم والتباعد. وهذا الباب من شروط النشر المكتوبة التي تفحصها المجلة قبل التحكيم، لا اجتهاد شخصي منك.

كيف أضيف ترقيم الأسطر المتواصل في وورد؟

من تبويب التخطيط. افتح التبويب، ثم في مجموعة إعداد الصفحة اختر أرقام الأسطر، ثم اختر «مستمر».

بعد هذه الخطوة يرقّم وورد أسطر الملف تواليا من أوله إلى آخره دون أن يعيد العدّ عند كل صفحة، وهو ما تعنيه المجلات بالترقيم المتواصل. إن كان مستندك مقسّما إلى أقسام بفواصل، فحدّد النص كله أولا ثم طبّق الخيار حتى يسري على المستند بأكمله لا على قسم واحد. أما أرقام الصفحات فبابها تبويب إدراج، ومنه رقم الصفحة، ثم تختار موضعه في الرأس أو التذييل. الرقمان مطلوبان معا في أغلب الأدلة: ترقيم للأسطر وترقيم للصفحات، لأن المحكم يحيلك إلى الصفحة والسطر جميعا.

خطوة أخيرة يغفل عنها كثيرون: التأكد من ظهور الأرقام في الملف الذي سترفعه فعلا. إن كنت تصدّر نسخة PDF من وورد، افتحها وتأكد أن أرقام الأسطر باقية فيها، فبعض الإعدادات تخفيها عند التصدير. القاعدة أن ترى الأرقام بعينك في الملف النهائي، لا أن تفترض أنها هناك.

هل يشمل التباعد المزدوج قائمة المراجع؟

نعم. حين تشترط المجلة تباعدا معينا فهو يسري على كامل نص المخطوطة، بما في ذلك قائمة المراجع والحواشي وتسميات الأشكال، لا على متن المقالة وحده.

يظهر ذلك في صياغة الأدلة نفسها. تقول PLOS إن «نص المخطوطة» كله يكون مزدوج التباعد، وتقول Frontiers إن «المستند بأكمله» يكون مفرد التباعد. كلتاهما تتحدث عن الملف كوحدة واحدة، فلا تستثن قائمة المراجع من التباعد الذي طبّقته على المتن. لضبط التباعد في وورد، حدّد النص كله، ثم من تبويب الصفحة الرئيسية افتح قائمة تباعد الأسطر والفقرات واختر 2.0 للمزدوج، أو افتح مربع الفقرة واختر «مزدوج» في خانة تباعد الأسطر. واحرص على تصفير المسافة قبل الفقرة وبعدها إن أردت تباعدا متساويا في المستند كله.

وترتيب قائمة المراجع نفسه بند منفصل عن تباعدها، تحكمه المجلة أيضا لا ذوقك، وقد فصّلناه في ترتيب المراجع برقم الظهور أم بالحروف.

ما صيغ الملفات التي تقبلها أنظمة الإرسال؟

وورد في المقام الأول. تنص PLOS على أن ملفات المخطوطة يمكن أن تكون بصيغة «DOC, DOCX, or RTF»، وتقبل مخطوطات LaTeX على شكل ملف PDF عند الإرسال الأول.

القاعدة العملية أن ترفع ملف وورد قابلا للتحرير لا صورة مقفلة منه، لأن مكتب التحرير والمحكمين يحتاجون نصا يمكن التعليق عليه والبحث فيه. تشترط PLOS صراحة ألا يكون ملف وورد مقفلا أو محميا. وإن كنت تكتب في LaTeX فالمعتاد أن ترفع نسخة PDF في المرحلة الأولى، على أن تُطلب منك ملفات المصدر إن قُبل البحث. لا تفترض أن كل منصة تقبل الصيغة التي اعتدتها؛ افتح دليل المجلة واقرأ سطر الصيغ المقبولة قبل أن تبدأ التنسيق أصلا، فتغيير الصيغة بعد كتابة مئة صفحة أشق من ضبطها من البداية.

هذه الملفات القابلة للتحرير هي ذاتها التي تتيح لك لاحقا تنفيذ تعديلات المحكمين ووسمها، وهو باب شرحناه في كيف تبني تعقب التغييرات داخل وورد.

فحص سريع قبل رفع الملف

قبل أن تضغط زر الإرسال، افتح الملف النهائي ومرّ على أربعة أشياء. الأول أن أرقام الأسطر ظاهرة ومتواصلة من الصفحة الأولى إلى الأخيرة دون أن تعود إلى واحد. الثاني أن أرقام الصفحات موجودة في الرأس أو التذييل. الثالث أن التباعد مطابق لما يطلبه دليل المجلة تحديدا، مزدوجا كان أم مفردا، وأنه يسري على المراجع كما يسري على المتن. الرابع أن الصيغة التي ترفعها ضمن الصيغ التي تقبلها المنصة، وأن ملف وورد غير مقفل.

هذه المطابقة بين ما يطلبه دليل المجلة من قواعد شكلية وما يحويه ملفك فعلا هي جوهر ما يفحصه ورّاق آليا قبل الإرسال، إذ يقابل مخطوطتك بقواعد المجلة المكتوبة ويشير إلى القاعدة الناقصة قبل أن يفعله مكتب التحرير. والتنسيق بند واحد ضمن منظومة أوسع من الملفات والإقرارات، تجدها مجموعة في قائمة التحقق الكاملة قبل الإرسال.

القواعد الصغيرة تُقاس بأثرها لا بحجمها. سطر بلا رقم لا يطعن في علمك، لكنه قد يؤخر بحثك أسابيع لأنه أعاد الملف قبل أن يُقرأ. اضبط الترقيم والتباعد مرة، وفق دليل المجلة التي ترسل إليها، ثم افتح الملف النهائي وتأكد بعينك أنهما هناك.